目前，許多企業紛紛開始運營電話外呼系統。為了使外呼工作取得更好的效果，更好地實現外呼的統一管理和調度，將外呼工作整合到整個企業的營銷體系中，加強外呼作業的工作流管理。

電話外呼系統作業的機構設置，對于已有呼叫中心的企業，建議保留原有的管理機構設置，呼叫中心行使外呼職能。為了提高外呼的規模和標準化，建議將外呼職能統一劃歸呼叫中心管理。同時，建議按如下方式設置呼叫中心系統：

1、成立外呼前臺團隊，負責整個外呼任務的具體實施。前臺團隊根據業務規模和業務類型可分為幾個業務組，如主外呼組、高級外呼組或重點客戶服務組、投訴回訪組、用戶調查組，建議通過外呼計劃團隊的外呼策略和員工技能管理來分配任務，合理配置和利用人力資源，避免人力資源的浪費。

2、成立質量檢查評估小組，負責整個外呼過程和結果的評估和質量控制。

3、成立外呼計劃團隊，負責與各業務需求部門對接，規劃整個外呼策略，實施整個外呼計劃，編寫外呼腳本，評估外呼結果等

4、符合條件的企業可以考慮建立呼出呼叫系統的支持崗位，沒有條件的也應有相關人員從事客服系統的維護。

電話營銷（呼出系統）流程管理：

外呼部需要對外呼工作的生產流程、運營模式、外呼策略、外呼腳本進行有效管理和規范。

外呼業務數據（外呼業務需求書）由需求部門以業務聯系人列表的形式向客服提出。外呼業務要求規范應包括需要進行出站呼叫的目標用戶，包括明確的外呼服務腳本、明確的完成時間要求、外呼時間點（如白天、晚上、節假日等），如果外呼不成功，需重復的頻次等。

客戶服務部接受業務部對外呼叫業務需求后，通過呼叫中心對外呼叫規劃小組進行戰略規劃和對外呼叫腳本編輯，并與業務需求部進行溝通。如果沒有分歧，將策略/腳本進行系統加載，啟動小批量試外呼，并進行策略與腳本優化。外呼計劃團隊對外呼任務進行策劃和腳本化后，直接加載到外呼系統中，分配給前臺團隊進行正式的外呼。